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Kosten senken durch optimierte Büroflächen
Es ist eine fast schon alltägliche Frage bei Unternehmen: Wie lassen sich Kosten senken – ohne Abstriche im Team und bei der Arbeitsweise zu machen? Eine Antwort auf diese Herausforderung ist Flächenoptimierung: Die verfügbaren Quadratmeter effektiv auszunutzen ist eines der besten Mittel, um im Büro nachhaltig Kosten zu sparen. Was genau dahinter steckt, klären wir in diesem Beitrag.
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Kostenoptimierung für ein zukunftsfähiges Unternehmen
Wer sich mit möglichen Kostensenkungen im Betrieb auseinandersetzt, stößt schnell an Grenzen: Für einen reibungslosen Workflow sind moderne Geräte und Arbeitsplätze nötig. Zeitgemäße Tools helfen, Abläufe reibungslos zu gestalten und in Sachen Kommunikation im Team up-to-date zu bleiben – also sind auch hier kaum Maßnahmen zur Kostenreduzierung angebracht.
Das lenkt den Blick auf die Bürofläche als Einsparpotenzial: Nach den Kosten fürs Personal ist die Büronutzung meistens der zweitgrößte Kostenfaktor, wie diese Studie bestätigt. Viele Betriebe halten hier an ausgedienten Strukturen fest, obwohl die Büroräume oft einiges an Möglichkeiten bieten, die Arbeitsräume effektiver zu gestalten. New Work erweitert das Potenzial: Mitarbeiter, die flexibel oder ganz im Homeoffice arbeiten, benötigen nicht an fünf Wochentagen einen freien Schreibtisch. Doch wie genau lassen sich Maßnahmen zur Flächenoptimierung umsetzen?
Synergien nutzen – Platzbedarf senken
Vom Einzelbüro zum offenen Bereich mit Arbeitsnischen: Die moderne Arbeitswelt bietet zahlreiche Optionen, ein Office bestmöglich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. So lassen sich anhand von modernen Büromöbeln und flexiblen Trennwänden Räume gestalten, die Teams näher zusammenbringen – auf physischer, wie auch auf menschlicher Ebene. Räumliche Nähe geht zudem mit kürzeren Wegen einher, sodass sich Synergien zwischen Abteilungen besser nutzen und die Zusammenarbeit effizienter gestalten lässt.
Moderne Arbeitsweisen berücksichtigen
In Zeiten von New Work und agilem Arbeiten gehört das Homeoffice in vielen Unternehmen fest zum Arbeitsalltag. Auch das lässt sich nutzen, um die Büro-Kosten zu senken: Anhand von Systemen wie Desk-Sharing lässt sich der Flächenbedarf pro Mitarbeiter auf ein Minimum reduzieren. Damit positionierst du dich als Unternehmen zukunftsorientiert – und nutzt zugleich eine effektive Maßnahme, um die Kosteneinsparung im Unternehmen voranzutreiben.
Desk-Sharing funktioniert dabei nach folgendem Prinzip: Mitarbeiter, die viel Arbeitszeit im Homeoffice verbringen, teilen sich einen Schreibtisch oder eine Arbeitsinsel. Das spart Ressourcen, erfordert aber eine gute Planung: Geteilte Kalender oder spezielle Arbeitsplatzbuchungs-Programme ermöglichen einen reibungslosen Ablauf bei der Arbeit mit geteilten Schreibtischen.
TIPP
Statt Teams „von oben“ in neue Strukturen zu drängen, lohnt es sich, das Team mit an Bord zu holen. Wer seine Arbeitnehmer zum Beispiel in räumliche Entscheidungen einbezieht, kann darauf zählen, dass diese hinter den Neuerungen stehen. Außerdem schenkt es dir die Möglichkeit, die Sache aus einer anderen Perspektive zu betrachten – und möglicherweise Ideen aus dem Team zur Umgestaltung des Büros einzubeziehen.
Räume flexibel nutzbar – mit modernen Lösungen
Es gibt heute zahlreiche Lösungen, um ein Büro zeitgemäß zu gestalten und dabei Fläche einzusparen – und zudem die Zusammenarbeit zu unterstützen. Dazu gehören:
- Akustik-Elemente zum Stellen oder Hängen, die den Geräuschpegel in offenen Büros minimieren
- Paravents und bewegliche Wandelemente, die eine flexible Nutzung von Räumen ermöglichen
- Moderne Büromöbel mit platzsparenden Ablagemöglichkeiten und Halterungen für Laptop, Tastatur und Co.
- Zeitgemäße Beleuchtung, die auch bisher schlecht nutzbare Flächen als Büroraum attraktiv macht
- Telefonboxen oder größere Cubes für fokussiertes Arbeiten allein oder in der Gruppe
Insbesondere Cubes und Boxen, die einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen kurzzeitig konzentrierte Phasen ermöglichen, sind eine gewinnbringende Ergänzung für jedes moderne Büro. Denn so lassen sich Teams räumlich näher zusammenbringen, ohne dass die Qualität der Arbeit bei Aufgaben leidet, die eine hohe Konzentration erfordern. Ähnliches gilt für Akustik-Elemente, die von Mitarbeitern selbst verstellt werden können. Dagegen verwandeln flexible Wandelemente mehrere Gruppenräume zu einem großen Raum für Meetings – oder machen aus der Küche und dem angrenzenden Büro einen Bereich für gemeinsame Workshops.
Wir von der bsk vereinen Expertise aus unterschiedlichen Bereichen der Büroeinrichtung. Das macht uns zu deinem kompetenten Partner, wenn du deine Bürofläche mit zeitgemäßen Lösungen effizient umgestalten möchtest.
So lässt sich Flächenoptimierung umsetzen
Um Flächenoptimierung als Maßnahme zur Reduzierung von Kosten im Unternehmen gut umzusetzen, sollte der Prozess gut durchdacht werden. Dazu gehört es auch, zunächst einen Flächenplan zu erstellen – basierend auf einer detaillierten Analyse des Status quo. Dabei ist die Expertise von spezialisierten Dienstleistern hilfreich. Wir von der bsk erörtern in einem gemeinsamen Workshop, was du und dein Team brauchen. Wo kommt ihr her – wo möchtet ihr hin?
Schritt 1: Von der Analyse zum Flächenplan
Bevor es an die Flächenreduktion geht, ist eine sorgfältige Analyse notwendig, um einen sinnvollen Plan zu erstellen. Geleitet ist die Analyse von vier Fragen:
- Welche Flächen sind vorhanden?
- Wo lässt sich jetzt schon Potenzial zur Flächenoptimierung aufdecken?
- Welche Arbeitsbereiche sind nötig und wie groß müssen diese sein?
- Wie lassen sich gemeinsame Arbeitsräume besser nutzen?
Um Arbeitsräume effektiv neu zu planen und damit Bürofläche einzusparen, solltest du zudem folgende Faktoren berücksichtigen:
- vorhandene Fläche vs. gewünschte Flächeneinsparung
- Mitarbeiterzahl
- Konzentrationsarbeit allein vs. Teamarbeit
- arbeitsgesetzliche Bestimmungen vs. unternehmensinterne Anforderungen
Schritt 2: Fundiert zum optimierten Büro
Aus den genannten Punkten und Fragen lässt sich ein Anforderungskatalog erstellen, der die wichtigsten Eckpunkte für eine Neugestaltung der Bürofläche offenlegt, um Ausgaben im Unternehmen sinnvoll zu senken. Darauf kann im Anschluss eine Büroplanung aufbauen, die alle Arbeitsplätze samt der nötigen Quadratmeterzahl (8-11 qm pro Schreibtisch) sowie spezifische Aufgaben und Arbeitsweisen berücksichtigt – inklusive Homeoffice und Desk-Sharing.
In diesem Schritt können außerdem weitere Faktoren einfließen – darunter:
- Gestalterische Aspekte wie die Neugestaltung von Wänden
- Neue Büroeinrichtung und Raum-in-Raum-Lösungen
- Technische Neuerungen, wie Belüftung oder Klimatisierung
- Energetische Sanierung
- Barrierefreiheit
Gut zu wissen: Eine Flächenoptimierung spart nicht nur Quadratmeter ein. Auch Fixkosten durch Heizung, Belüftung und Co. lassen sich auf reduzierten Büroflächen senken.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Kosten senken im Unternehmen
Welche Maßnahmen gibt es, Kosten im Unternehmen zu senken?
Wer Kosten im Betrieb reduzieren möchte, kann bei den Büroräumen ansetzen: So lassen sich durch gemeinsam genutzte Ausstattung, verkürzte Wege und neu gemischte Teams Synergien ausnutzen. Akustik-Elemente oder Telefonboxen bieten Rückzugsmöglichkeiten, während durch Flächenreduktion die Fixkosten sinken.
Inwiefern hilft Flächenoptimierung im Büro, Kosten zu reduzieren?
Weniger Quadratmeter Bürofläche gehen nicht nur mit geringeren Mietkosten einher: Auch die Reinigungs- und Heizkosten lassen sich durch optimierte Flächen reduzieren. Wer außerdem Belüftungssysteme nutzt, kann hier ebenfalls Energie sparen – gleiches gilt für Beleuchtung und Klimatisierung.
Welche weiteren Optionen zur Flächenoptimierung gibt es abseits der Bürofläche?
Bauliche Maßnahmen bei Büroküchen sind zwar aufwendig – doch statt einem wenig genutzten Esstisch lässt sich die Teeküche womöglich elegant abtrennen, um Platz für Besprechungsbereiche zu schaffen. Ansonsten bietet das Auslagern von Archiven und Lagerbereichen etwaiges Potenzial zur Flächen- und Kostenreduktion.