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Agiles Büro: Flexibel Arbeiten
Wer in der Arbeitswelt 4.0 die vielversprechendsten Talente rekrutieren, Kunden begeistern und wettbewerbsfähig bleiben möchte, muss sein Unternehmen möglichst agil aufstellen. In diesem Artikel erklären wir, welche Methoden agile Arbeitsweisen möglich machen und wie du dein Büro agiler gestalten kannst.
Wie setze ich “Agiles Arbeiten” bei mir im Unternehmen um?
Die Arbeit im Büro verändert sich und die Aufgaben werden vielfältiger. Der “New Work” Trend führt zu flexibleren Arbeitsweisen. Kaum jemand folgt mehr den ganzen Arbeitstag ein und derselben Tätigkeit. Mal wird im Team gearbeitet, mal allein. Oft ist Kreativität und Kommunikation von Vorteil, manchmal braucht es aber auch Ruhe für Konzentration und Denkarbeiten. Vor allem die jetzt in den Arbeitsmarkt eintretenden Generationen Y und Z fordern mehr Mobilität bei der Arbeit.
Das bezieht sich nicht nur auf den Wunsch nach mehr Home Office. Die Gestaltung des Büros und auch die Arbeitsweisen selbst sollen agiler werden. Agilität bei der Arbeit zeichnet sich durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, viel Kommunikation und höhere Eigenverantwortung aus. Mit der Anwendung einiger spezifischer Methoden kannst du Agilität bei dir im Unternehmen fördern:
Scrum ist eine der wichtigsten Methoden der agilen Arbeit. Ursprünglich kommt diese Arbeitsweise aus der Software Entwicklung. Die Idee findet allerdings zunehmend auch in anderen Branchen Anwendung. Es geht hier zunächst darum ein großes Projekt in viele kleinere Aufgaben zu unterteilen. Nachdem der sogenannte Product Owner die Aufgaben eingeteilt hat, nehmen sich die Mitarbeiter derer in selbstorganisierten Teams an. In “Sprints” werden die Aufgaben erledigt, dann wird das Ergebnis bewertet und Verbesserungen vorgeschlagen. So wird das Produkt iterativ immer weiter an die Erwartungen des Kunden angepasst.
Eine weitere, oft mit Scrum kombinierte Methode für agile Arbeit ist “Kanban”. Hier werden die verschiedenen Aufgaben in Form von Karten auf dem “Kanban Board” visualisiert. Das Kanban Board ist in die Spalten “Backlog”, “in Arbeit” und “Done” unterteilt. Mitarbeiter suchen sich aus dem Backlog die Aufgaben, die Sie bearbeiten möchten und verschieben die Karten dann in die passenden Spalten des Kanban Boards. Diese Methode ermöglicht Flexibilität, eigenständiges Arbeiten, Transparenz und damit mehr Agilität.
Viele Unternehmen versuchen zudem durch Design Thinking agiler zu handeln. Diese Arbeitsweise erfordert interdisziplinäre Teams. Die Teams erarbeiten möglichst viele Prototypen für ein Produkt und orientieren sich dabei am späteren Nutzen für den Kunden. Die Prototypen werden dem potenziellen Kunden vorgestellt und dann entweder weiter oder neu entwickelt. Dieser experimentelle Ansatz, ständiges Feedback vom Kunden und das immer wieder neue Ansetzen schaffen hier agile Prozesse.
Die Etablierung agiler Arbeitsweisen im Unternehmen erfordert langfristig auch die passende Infrastruktur. Auch die Raumgestaltung muss Agilität fördern.
Was macht ein Agiles Büro aus?
Eine Studie des Gensler Research Institutes bestätigt, dass die Raumgestaltung eines Unternehmens direkte Auswirkung auf die Arbeit der Beschäftigten hat. Es wurde ein statistischer Zusammenhang zwischen funktionalem Aufbau des Arbeitsplatzes und des Arbeitsergebnisses gefunden. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Innovation anstreben, Kommunikation und Mobilität im Büro hoch priorisieren sollten. Ziel eines agilen Büros ist es, verschiedenste Arbeitsweisen zu ermöglichen und Bürokratie sowie Hierarchieebenen abzubauen. Dabei helfen unter anderem diese Designkonzepte für deine Raumgestaltung:
Die Lounge – Schnittstelle zwischen Arbeit und Privatem: Biete einen Raum an indem auch soziale Kontakte geknüpft werden können. Das kann die Form einer Kaffeeküche oder einer Art Wohnzimmer annehmen. Hier sollen Feste gefeiert, Gäste empfangen und Netzwerke geknüpft werden. So entstehen neue Ideen, interdisziplinäre Teams und somit Out-of-the-Box Innovationen.
Teamräume: Definierte Teamräume erzeugen ein Gefühl der Zusammengehörigkeit. Die Räume sollten dabei kein Teil innerhalb des offenen Büros sein, sondern vom Rest der Räume abgeschlossen sein.
Stille Arbeitsbereiche: Nicht jede Arbeit erfordert Kommunikation und Teams. Biete ruhige, kleine Räume für Konzentrationsarbeit an und sorge hier dafür, dass keine akustischen oder visuellen Ablenkungen diesen Bereich erreichen.
Meetingräume: Stelle Räume verschiedener Größen für Meetings unterschiedlichen Umfangs bereit. Hier müssen auch Screens angebracht sein für Teammitglieder, die dem Meeting über Zoom beitreten. Bedenke kleine Teamarbeiten von 4-5 Menschen genauso wie größere Besprechungen mit der gesamten Abteilung.
Veränderung: Evolutionär bedingt sind Menschen an unbekannten Orten wachsamer. Nutze das aus und verändere das Design der Räume immer wieder um so Aufmerksamkeit und damit Innovation zu fördern.
Und dann?
Nachdem du die richtigen Räume zur Verfügung gestellt hast, kannst du diese auch durch bestimmte Möblierung agiler gestalten:
Steharbeitsplätze: Höhenverstellbare Stehtische sind aus verschiedenen Gründen vorteilhaft. Auch hier geht es vor allem um die Anregung von Kreativität und bessere Gesundheit. Mehr Arbeiten im Stehen kann außerdem zu mehr Mobilität und Kommunikation führen.
Akustik Raumteiler: Eines der wichtigsten Features für das agile Büro. Bestelle rollbare Whiteboards die dann als Raumtrenner, Pinnwand und Lärmschutz gleichzeitig dienen können. So kannst du deine Räume und deren Größe je nach Bedarf neu anpassen. Perfekt sind diese Trennwände für kleinere Büros mit wenigen Räumen.
Ergometrische Stühle: Ergonomie ist wichtig für die Gesundheit deiner Mitarbeiter. Biete leichte und sich an jeden Körpertyp anpassende Drehstühle an.
Podestmöbel: Diese sind vor allem in den größeren Meetingräumen gefragt. Die Podeste bauen Hierarchien ab, fördern den Austausch und erschweren es deinen Teammitgliedern sich während deiner Rede in der letzten Reihe zu verstecken.
Wichtig: Ideal gestaltest du den agilen Arbeitsplatz nur, wenn du dabei auch dein Team mit einbeziehst. Bedenke, dass Menschen sich mehr um Dinge kümmern, bei deren Gestaltung sie mitreden durften. Google dazu mal den sogenannten “Ikea Effekt”.
Im Rahmen der bsk Workspace Beratung ist dein ganzes Team mit einbezogen: In einem gemeinsamen Workshop nehmen wir deine Mitarbeiter mit auf die Reise in eine neue Arbeitswelt, die möglichst allen Bedürfnissen gerecht wird.
Was sind die Vorteile von agiler Raumgestaltung?
Mehr Agilität im Büro bietet sowohl dem Arbeitgeber, als auch den Angestellten Vorteile:
Die Arbeitenden bekommen mehr Flexibilität und Individualität in ihrer Arbeits- und Tagesgestaltung. Sie können jetzt an verschiedenen Orten im Büro arbeiten. Mitarbeiter passen jetzt ihren Arbeitsplatz ihrer Arbeit an und nicht umgekehrt.
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt zudem. Das bedeutet auf Dauer weniger Abwanderung, niedrigere Personalbeschaffungskosten und mehr Produktivität. Deine Mitarbeiter fühlen höhere Wertschätzung, da du ihnen das Vertrauen zu mehr Eigenständigkeit zu sprichst. Du wirst nicht nur Mitarbeiter halten, sondern auch einfacher Top Talente rekrutieren können.
Ein agiles Büro ist zudem meistens auch deutlich platzsparender als traditionellere Versionen. Du sparst Büro-Miete und Nebenkosten. Der wohl wichtigste Vorteil ist die freie und offene interne Kommunikation, die mit mehr Agilität einhergeht. Es wird über alle Abteilungen hinweg kommuniziert und interdisziplinär integriert. Probleme werden kreativer gelöst, Netzwerke und auch Freundschaften schneller geknüpft und die Arbeit allgemein produktiver gestaltet.
Welche Heraus- forderungen gibt es beim agilen Büro zu beachten?
Die Umstellung vom traditionellen Büro zu einer agileren Gestaltung kann umfangreich werden und damit auch mit signifikanten Kosten verbunden sein. Beachte bei der Implementierung der neuen Arbeitsweisen zudem diese Herausforderungen:
Geräuschpegel: Viele Elemente des agilen Büros umfassen offene Grundrisse. So wird Informationsaustausch und Mobilität gefördert. Viele Mitarbeiter, vor allem in kreativen Rollen, kritisieren dieses Design allerdings aufgrund des Lärmpegels. Die rollbaren Trennwände allein reichen daher keineswegs. Stelle sicher, dass abgetrennte Räume für “Deep Work” verfügbar sind.
Freie Sitzplatzwahl: Auch das sehen nicht wenige eher kritisch. Abgesehen davon, dass vor allem ältere Generationen ihren eigenen dauerhaften Schreibtisch gewohnt sind, kann die freie Platzwahl agile Teams im Büro behindern. Wenn es schlecht läuft werden diese nämlich im ganzen Büro verstreut, was sich negativ auf die Zusammenarbeit und das Zugehörigkeitsgefühl auswirkt. Denke hier über eine Sitzplatzreservierungssoftware und extra Bereiche für bestimmte Teams nach.
Die Mitarbeiter: Nicht jedem liegt agiles Arbeiten. Es erfordert ein hohes Maß an Eigenständigkeit und Flexibilität. Rekrutiere Menschen, die genau danach suchen und nicht darauf bestehen, jeden Tag am gleichen Ort derselben Tätigkeit nachzugehen.
Die Herausforderungen der neuen Arbeitswelt können am besten mit agilen Räumen bewältigt werden. Agile Büros ziehen die Talente der jüngeren Generationen an und fördern Kommunikation und Innovation.
Ein Mix aus offenen und abgetrennten Räumen sowie großen und kleineren Bereichen mit unterschiedlich ausgestatteten Arbeitsplätzen kommt dem agilen Arbeiten am besten entgegen. Multifunktionale Raumteiler und flexible Möblierung sind dabei zentrale Elemente der Büroplanung, die wir von der bsk beim Umbau oder Neubau deines Büros gerne integrieren, um eine moderne und anpassungsfähige Arbeitsumgebung zu schaffen. Setze auf Räume verschiedener Größen und Funktionen, manche offen gestaltet, andere vom Rest des Büros abgewandt. Statte die Räume mit Stehtischen, ergometrischer Möblierung und multifunktionalen Raumteilern aus.